Sửa chữa và thay thế: Đưa ra quyết định đúng đắn

Tình huống rất dễ hình dung: một nhà điều hành dịch vụ thực phẩm nhìn vào một thiết bị bị hỏng và đặt câu hỏi “Tôi nên gọi ai đó để sửa chữa điều này hay chỉ cần thay thế hoàn toàn?” Câu trả lời không phải lúc nào cũng đơn giản, vì nhiều yếu tố nên đi vào việc xác định khi nào cần sửa chữa và khi nào cần thay thế.

Dưới đây là một vài câu hỏi có thể hỗ trợ các nhà khai thác đưa ra quyết định đúng đắn cho nhà bếp của họ:

Có một mô hình mới hơn có sẵn?

Các mô hình mới hơn có thể mang đến cơ hội nâng cấp lên một thiết bị mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động.

Trên thực tế, bằng cách giữ một sản phẩm thế hệ cũ, các nhà khai thác có thể mất đi các tính năng và lợi ích như tăng hiệu quả năng lượng, làm sạch dễ dàng hơn hoặc giảm bảo trì hàng ngày và kết quả nhanh hơn – tất cả đều ảnh hưởng đến chi phí chung của thiết bị. Mặc dù một số hoạt động có thể tự hào về việc giữ thiết bị trong nhiều thập kỷ, nhưng chi phí ẩn của việc giữ thiết bị này có thể phủ nhận bất kỳ mặt tích cực nào.

Ví dụ, thiết bị mới cũng có thể tiết kiệm chi phí thực phẩm. Với bánh mì nướng chất lượng cao được cung cấp bởi lò nướng bánh Antunes thế hệ mới, các chuỗi dịch vụ nhanh chóng có thể loại bỏ nhu cầu bơ bánh, giảm chi phí thực phẩm của họ.

Là hoạt động thêm một mục menu mới hoặc phần ngày?

Khi có một thay đổi hoạt động đáng kể, chẳng hạn như mở rộng hoặc thêm một phần ban ngày, hoặc thậm chí thay đổi quy mô nhỏ hơn, chẳng hạn như thêm một mục menu mới, thiết bị hiện có có thể không còn đáp ứng nhu cầu của hoạt động. Các nhà khai thác nên xem xét tính linh hoạt của thiết bị hiện có và các cơ hội được trình bày bởi thiết bị mới, chẳng hạn như máy nướng bánh mì có thể chứa nhiều loại sản phẩm bánh mì, để quyết định cách tốt nhất để giải quyết các thay đổi thực đơn và hoạt động này.

Thiết bị mới cũng có thể hợp lý hóa hoạt động và loại bỏ các đơn vị không cần thiết khỏi nhà hàng. Đối với một khách hàng cung cấp bữa sáng cả ngày, nếu họ sử dụng máy nướng bánh mì trước đó, họ cũng cần sử dụng một máy nướng bánh muffin riêng biệt. Với hệ thống nướng bánh mới của Antunes, máy nướng bánh muffin không còn cần thiết nữa – giải phóng không gian quầy và giảm chi phí năng lượng.

Thiết bị bao nhiêu tuổi?

Khi thiết bị bị trục trặc tương đối mới, có thể chỉ nên trả tiền cho việc sửa chữa vì thiết bị có thể còn nhiều năm phục vụ. Thiết bị cũ có nhiều khả năng tiết kiệm năng lượng hơn, kém linh hoạt hơn và phải chịu chi phí vận hành lớn hơn.

Ngoài ra, việc mua một thiết bị mới đi kèm với bảo hành mới, có thể giúp các nhà khai thác không phải bỏ ra tiền để sửa chữa tốn kém.

Tình trạng của thiết bị là gì?

Nếu thiết bị đã được sử dụng trong một thời gian dài và có dấu hiệu hao mòn, nên xem xét thay thế. Ngoài tính thẩm mỹ, nếu thiết bị hoạt động kém hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoạt động, chất lượng thực phẩm và hiệu quả hoạt động cũng có thể bị ảnh hưởng.

Chi phí liên quan với một trong hai kịch bản là gì?

Quyết định sửa chữa hoặc thay thế thiết bị phải dựa trên việc giảm thiểu tổng chi phí của thiết bị cho doanh nghiệp trong suốt thời gian còn lại. Các yếu tố trong tính toán này bao gồm:

• Chi phí bảo trì trong suốt thời gian sử dụng còn lại của thiết bị
• Chi phí ngay lập tức và liên tục để phục vụ thiết bị
• Chi phí ngừng hoạt động đột xuất trong quá trình sửa chữa hoặc thay thế
• Chi phí của thiết bị thay thế, kế toán cho bất kỳ giảm giá hoặc ưu đãi
• Chi phí lắp đặt thiết bị thay thế

Cần xem xét thêm các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chung:

• Chi phí đào tạo về thiết bị thay thế
• Tăng hoặc mất năng suất của thiết bị thay thế
• Tăng hoặc giảm hiệu quả từ thiết bị được thay thế
• Chi phí cơ hội bổ sung liên quan đến một trong hai quyết định

Phân tích tất cả các yếu tố này và chuyển chúng thành đô la cho phép so sánh “táo với táo” tốt hơn giữa việc sửa chữa và thay thế một thiết bị.

Nhìn chung, nếu thiết bị yêu cầu bảo trì rộng rãi, phí sửa chữa thực sự có thể lớn hơn phí thay thế. Một bộ phận máy móc mới có thể xuất hiện tốn kém hơn ban đầu, nhưng nó thực sự có thể là lựa chọn ít tốn kém nhất trong thời gian dài.

Hướng tới các cơ hội thay thế trong tương lai và nhu cầu dịch vụ và bảo trì liên tục, người vận hành có thể lên kế hoạch trước và tránh các tình huống khẩn cấp mà họ phải nhanh chóng xác định xem nên sửa chữa hay thay thế.

Ngoài ra, làm việc với các nhà sản xuất thiết bị để hiểu tuổi thọ dự kiến của thiết bị và cập nhật thông tin về các cải tiến sản phẩm mới hoặc tính năng của các mẫu mới, người vận hành có thể đưa ra quyết định sáng suốt có lợi cho hoạt động lâu dài của họ.

Xem các kỹ thuật làm sạch thích hợp có thể giúp kéo dài tuổi thọ của thiết bị như thế nào trong bài viết này.